Phần mềm quản lý dự án là công cụ được nhiều doanh nghiệp lựa chọn để lên kế hoạch và theo dõi tiến độ công việc. Trong bài viết dưới đây, cùng tìm hiểu và tham khảo danh sách 11 cồng cụ tiêu biểu được ưa chuộng nhất.
1. Phần mềm quản lý dự án là gì?
Phần mềm quản lý dự án là công cụ cho phép doanh nghiệp lập kế hoạch, tổ chức và phân bổ nguồn lực để quản lý các hoạt động dự án. Công cụ này cung cấp một nền tảng với đa dạng các tính năng như phân công nhiệm vụ, quản lý tài nguyên, kiểm soát chi phí, theo dõi tiến độ cùng các yếu tố khác liên quan đến dự án thay vì nhập liệu để quản lý dự án qua Excel thông thường. Từ đó, các thành viên có thể dễ dàng chia sẻ, cập nhật thông tin, tiến độ công việc và phối hợp với nhau để đạt được các mục tiêu đề ra.
2. Lợi ích phần mềm quản lý tiến độ dự án mang lại cho doanh nghiệp
Quản lý dự án không phải là điều dễ dàng, vì vậy, việc sử dụng phần mềm sẽ tạo ra quy trình làm việc hiệu quả, chuyên nghiệp hơn. Dưới đây là một số lợi ích phần mềm quản lý dự án mang lại:
- Lập kế hoạch và triển khai các công việc như sắp xếp thứ tự công việc, phân bổ nguồn lực, thiết lập thời hạn… thuận tiện, dễ dàng
- Cho phép tương tác trên cùng một nền tảng, giúp tăng cường giao tiếp, phối hợp công việc hiệu quả và giảm nguy cơ hiểu lầm, sai sót.
- Xác định và đánh giá các rủi ro tiềm ẩn, triển khai các biện pháp đối phó, góp phần nâng cao hiệu quả công việc và đảm bảo hoàn thành dự án đúng thời hạn.
- Cập nhật chính xác mọi thông tin liên quan đến dự án trên hệ thống quản lý, cung cấp các bảng biểu, biểu đồ và báo cáo chi tiết về tiến độ dự án, giúp các thành viên nắm bắt được tình hình thực tế và kịp thời điều chỉnh kế hoạch.
- Quản lý tài nguyên như nhân lực, vật tư, tài chính. Qua đó, đảm bảo không lãng phí tài nguyên ngăn chặn chi phí dự án tăng vọt.
- Đảm bảo mọi công việc đều được thực hiện đúng theo quy trình và tiêu chuẩn đã đặt ra, góp phần nâng cao chất lượng sản phẩm cuối cùng.
- Tăng tính minh bạch và trách nhiệm cho các thành viên khi các thông tin về dự án luôn được hiển thị rõ ràng và minh bạch trên phần mềm quản lý dự án.
3. Top 11 phần mềm quản lý dự án tốt nhất hiện nay
3.1. Trello
Trello là một phần mềm quản lý dự án miễn phí được thiết kế dựa trên phương pháp Kanban. Trello giúp người dùng lập kế hoạch và theo dõi công việc một cách trực quan, dễ dàng. Đây là một công cụ quản lý công việc rất phù hợp với các nhóm nhỏ và các dự án không quá phức tạp.
Tính năng nổi bật của Trello:
- Dễ dàng tạo bảng (Board), danh sách (List) và thẻ (Card) và tùy chỉnh để phù hợp với mọi loại dự án, từ nhỏ đến lớn, từ đơn giản đến phức tạp.
- Dễ dàng thêm, bớt thành viên tham gia dự án, thêm nhận xét, đính kèm tài liệu cụ thể liên quan tới dự án, công việc.
- Tương thích đầy đủ với mobile, laptop, PC, tablet.
- Giao diện đơn giản và dễ sử dụng, không yêu cầu người dùng có kiến thức chuyên môn.
- Có thể tích hợp với nhiều ứng dụng khác như Google Drive, Dropbox, Slack, giúp làm việc hiệu quả hơn.
Nhược điểm:
- Không cung cấp các tính năng quản lý tài nguyên, lập kế hoạch chi tiết hoặc báo cáo nâng cao, nên có thể không phù hợp với các dự án lớn và phức tạp.
- Công cụ có bản miễn phí tuy nhiên người dùng sẽ bị giới hạn tính năng.
3.2. Jira
Phần mềm quản lý dự án Jira được phát triển bởi Atlassian, với mục đích ban đầu là quản lý lỗi và phát triển phần mềm. Ngày nay, Jira đã mở rộng để hỗ trợ quản lý dự án theo phương pháp Agile, bao gồm các tính năng như quản lý backlog, lập kế hoạch và theo dõi tiến độ công việc.
Tính năng nổi bật của Jira:
- Lập kế hoạch công việc và gán cho các thành viên trong nhóm, theo dõi tiến độ và cập nhật trạng thái.
- Sắp xếp và ưu tiên các nhiệm vụ trong backlog, tạo thuận lợi cho việc lập kế hoạch và phân bổ công việc.
- Sử dụng các biểu đồ và báo cáo để theo dõi tiến độ dự án, xác định các rủi ro và đưa ra các quyết định kịp thời.
- Tích hợp với các công cụ khác trong hệ sinh thái Atlassian như Confluence và Bitbucket, hay các ứng dụng bên ngoài như Slack và GitHub.
Nhược điểm của Jira:
- Jira khó sử dụng cho người mới do giao diện và hệ thống tính năng chi tiết.
- Chi phí tương đối cao, nhất là các gói dành cho doanh nghiệp lớn.
3.3. Phần mềm quản lý dự án Microsoft Project
Microsoft Project là một trong những phần mềm quản lý dự án lâu đời và được sử dụng phổ biến nhất thị trường. Công cụ cung cấp các tính năng quản lý tài nguyên, lập kế hoạch chi tiết và theo dõi tiến độ dự án, đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp lớn trong việc triển khai các dự án có quy mô lớn, phức tạp.
Tính năng nổi bật:
- Phân chia công việc, nhiệm vụ, mốc thời gian và các mối quan hệ giữa các nhiệm vụ, xác định các nguồn lực cần thiết.
- Hỗ trợ phân bổ và quản lý tài nguyên theo từng nhiệm vụ, giúp tối ưu hóa hiệu suất và ngân sách dự án.
- Cung cấp công cụ báo cáo chi tiết và phân tích, giúp theo dõi tiến độ, kiểm soát chi phí, đánh giá rủi ro, kịp thời điều chỉnh khi cần thiết.
- Tích hợp tốt với các ứng dụng Microsoft khác như Excel, PowerPoint, Outlook và Teams, nhằm tăng cường khả năng cộng tác và quản lý tập trung.
- Có thể truy cập, cộng tác và quản lý dự án từ xa thông qua nền tảng đám mây với bản bản Project Online.
Nhược điểm:
- Phần mềm yêu cầu người dùng có kiến thức chuyên sâu về quản lý dự án. Do đó, người mới sử dụng có thể gặp nhiều khó khăn.
- Chi phí tương đối cao, nhất là với các phiên bản cao cấp hoặc bản online cho doanh nghiệp lớn.
- Các tính năng cộng tác bị hạn chế nếu không sử dụng phiên bản Project Online.
3.4. Phần mềm Wrike
Wrike là phần mềm theo dõi tiến độ dự án trực tuyến, giúp quản lý các nhiệm vụ, lên lịch và theo dõi tiến độ, đặc biệt phù hợp với các dự án lớn, đa lĩnh vực. Với Wrike, người dùng có thể quản lý mọi giai đoạn của dự án, từ lập kế hoạch, phân công, thực hiện công việc đến đánh giá kết quả.
Tính năng nổi bật:
- Tạo nhiệm vụ, phân bổ công việc cho các thành viên, theo dõi tiến độ.
- Theo dõi tài nguyên, thời gian làm việc trên từng nhiệm vụ.
- Chia sẻ các tài liệu, thông tin liên quan đến dự án.
- Tạo báo cáo về tiến độ dự án và hiệu suất làm việc một cách chi tiết.
- Chia sẻ ý kiến, bình luận trực tiếp trên các nhiệm vụ.
- Tích hợp với nhiều công cụ phổ biến như Google Drive, Slack, Microsoft Teams hay Salesforce.
Nhược điểm:
- Công cụ cung cấp nhiều tính năng phức tạp khiến cho người dùng mới cần có thời gian học tập và làm quen.
- Giá thành cao cho các gói trả phí cao cấp.
3.5. Phần mềm quản lý dự án Asana
Asana là một trong những phần mềm quản lý dự án trực tuyến được sử dụng rộng rãi bởi các cá nhân, nhóm nhỏ và các doanh nghiệp lớn. Sở hữu giao diện trực quan, dễ sử dụng, Asana giúp tổ chức công việc, theo dõi và hoàn thành dự án một cách hiệu quả.
Tính năng nổi bật:
- Tạo nhiệm vụ, phân chia công việc và thiết lập thời hạn.
- Theo dõi tiến độ của dự án với báo cáo theo thời gian thực, giúp dễ dàng cập nhật và đánh giá hiệu suất.
- Trao đổi công việc trực tiếp ngay trên nền tảng.
- Tạo các báo cáo về tiến độ dự án, hiệu suất làm việc.
- Tích hợp với nhiều ứng dụng khác như Google Drive, Slack, giúp làm việc hiệu quả hơn.
Nhược điểm:
- Giới hạn một số tính năng trong phiên bản miễn phí như Timeline, báo cáo chi tiết…
- Tính năng quản lý tài nguyên hạn chế.
- Chỉ phù hợp với các dự án nhỏ và vừa, các dự án có quy mô lớn và yêu cầu nhiều quy trình phức tạp cần một công cụ quản lý mạnh mẽ hơn.
3.6. Phần mềm ClickUp
ClickUp là phần mềm quản lý dự án được thiết kế để hỗ trợ các cá nhân, nhóm và doanh nghiệp quản lý công việc cũng như dự án một cách hiệu quả. Với tính năng đa dạng, ClickUp không chỉ giúp theo dõi và điều phối các nhiệm vụ mà còn tăng cường khả năng hợp tác, tương tác giữa các thành viên.
Tính năng nổi bật:
- Tạo các nhiệm vụ, subtask, danh sách công việc (lists) và các cột tùy chỉnh để phù hợp với quy trình làm việc.
- Cung cấp nhiều chế độ xem khác nhau như bảng (board), danh sách (list), thời gian biểu (timeline), Gantt, box.
- Kết nối dễ dàng với các ứng dụng khác như Google Drive, Dropbox, Slack…
- Thảo luận trực tiếp trên các nhiệm vụ, gắn thẻ thành viên và theo dõi tiến độ công việc của cả đội.
- Theo dõi hiệu suất làm việc của đội, tạo các báo cáo tùy chỉnh để đánh giá tiến độ dự án.
Nhược điểm của ClickUp:
- Với nhiều tính năng, ClickUp có thể hơi phức tạp đối với người mới bắt đầu và sẽ cần thời gian để làm quen và khai thác hết các tính năng của ClickUp.
- Cần phải chi trả chi phí để sử dụng tính năng AI.
3.7. Phần mềm quản lý dự án Hive
Phần mềm quản lý dự án Hive được thiết kế nhằm giúp các nhóm, các doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình làm việc một cách hiệu quả. Công cụ cung cấp một nền tảng tập trung để lập kế hoạch, theo dõi và quản lý toàn diện dự án.
Tính năng nổi bật:
- Hỗ trợ tạo các nhiệm vụ, subtasks, cột tùy chỉnh và các chế độ xem khác nhau.
- Tích hợp nhiều công cụ như Microsoft Teams, Zoom, Jira, QuickBooks và Slack, giúp bạn làm việc hiệu quả hơn.
- Theo dõi thời gian làm việc trên từng nhiệm vụ, tạo báo cáo về năng suất.
- Hỗ trợ trao đổi công việc trực tuyến.
Nhược điểm:
- So với các phần mềm quản lý dự án khác như ClickUp, Asana, thì Hive có thể còn hạn chế về số lượng tính năng.
- Khi làm việc với các dự án lớn hoặc số lượng tác vụ nhiều, Hive có thể gặp phải vấn đề về tốc độ tải gây giảm hiệu suất.
3.8. Nifty
Nifty là một lựa chọn tốt cho các đội ngũ, doanh nghiệp muốn tìm kiếm một công cụ quản lý dự án đơn giản, dễ sử dụng và có giao diện trực quan. Phần mềm này cung cấp các tính năng mạnh mẽ hỗ trợ theo dõi tiến độ, quản lý công việc và giao tiếp nhóm một cách dễ dàng.
Tính năng nổi bật:
- Tạo, chỉnh sửa, sắp xếp, chia sẻ và đính kèm tài liệu trong Nifty bằng Google Docs, Sheets và Presentations.
- Xây dựng lộ trình dự án thông qua biểu đồ Gantt.
- Hỗ trợ trao đổi ý kiến, chia sẻ tệp và tương tác bằng Nifty Discussions
- Đặt mức độ ưu tiên cho từng nhiệm vụ.
Nhược điểm:
- Chi phí cao.
- Việc di chuyển dữ liệu có thể gây thiếu sót thông tin.
- Thời gian tải chậm ảnh hưởng đến hiệu quả công việc.
3.9. Monday.com
Monday.com là một giải pháp quản lý dự án chuyên nghiệp, giúp các đội nhóm cải thiện hiệu suất làm việc hiệu quả. Với giao diện trực quan và các tính năng phong phú, Monday.com là lựa chọn phù hợp cho cả các nhóm nhỏ và các công ty lớn sử dụng làm phần mềm quản lý dự án xây dựng hay công việc kinh doanh.
Tính năng nổi bật:
- Cho phép tạo bảng công việc chi tiết cho từng dự án, thiết lập thời hạn.
- Phân công nhiệm vụ và theo dõi tiến độ theo thời gian thực.
- Hỗ trợ nhiều chế độ xem như danh sách, bảng Kanban, biểu đồ Gantt, Timeline.
- Kết nối với các ứng dụng như Slack, Google Drive, Gmail, Google Calendar, GitHub, Dropbox, Typeform và nhiều ứng dụng khác.
Nhược điểm:
- Phiên bản miễn phí của Monday.com có giới hạn về số lượng người dùng và một số tính năng quan trọng.
- Các gói nâng cao của Monday.com khá đắt đỏ, đặc biệt đối với các doanh nghiệp nhỏ hoặc cá nhân, có thể khó tiếp cận.
- Do có nhiều tính năng nên người dùng mới có thể gặp khó khăn khi thao tác.
- Tiêu tốn khối lượng dữ liệu lớn, khiến nền tảng hoạt động bị chậm.
3.10. Phần mềm Teamwork
Nếu bạn đang tìm kiếm phần mềm quản lý dự án đơn giản để theo dõi tiến độ, hiệu suất công việc, TeamWork chính là lựa chọn dành cho bạn. Công cụ sở hữu giao diện đơn giản, dễ sử dụng, giúp người dùng làm quen và thao tác nhanh chóng.
Tính năng nổi bật:
- Quản lý công việc theo thời gian, theo bảng Kanban, bảng Gantt, Milestones,…
- Quản lý, sắp xếp các nguồn lực và khối lượng công việc.
- Quản lý ngân sách và tính toán chi phí dự án.
- Cho phép bình luận, nhắn tin, chia sẻ tài liệu.
- Tạo dự án từ các mẫu và có thể tùy chỉnh.
Nhược điểm:
- Người quản trị có thể khó theo dõi quyền truy cập trên nhiều dự án.
- Phiên bản miễn phí của phần mềm bị hạn chế nhiều tính năng hơn các công cụ khác.
3.11. Phần mềm Basecamp
Khác với một số công cụ quản lý dự án có nhiều tính năng nổi bật, Basecamp sở hữu giao diện dễ sử dụng với các tính năng cơ bản. Công cụ giúp đơn giản hóa quy trình làm việc, giảm thiểu tình trạng quá tải thông tin và giúp mọi người trong nhóm luôn nắm được tiến độ công việc.
Tính năng nổi bật:
- Tạo danh sách công việc cần làm, theo dõi công việc, tiến độ, thời hạn và trách nhiệm.
- Tương tác với các thành viên bằng tính năng cộng tác Campfire.
- Gửi tin nhắn, bình luận và thảo luận trực tiếp trên các nhiệm vụ.
- Lưu trữ và chia sẻ tài liệu, hình ảnh, video liên quan đến dự án.
- Quản lý lịch trình và các sự kiện quan trọng của dự án.
Nhược điểm:
- So với các phần mềm quản lý dự án khác, Basecamp có thể thiếu một số tính năng nâng cao như quản lý thời gian chi tiết, tích hợp với các công cụ khác…
- Không phù hợp với các dự án phức tạp và chỉ phù hợp hơn với các dự án nhỏ và vừa, các dự án có quy trình làm việc đơn giản.
4. Làm thế nào để lựa chọn công cụ quản lý dự án phù hợp?
Mặc dù có nhiều giải pháp quản lý dự án trên thị trường, tuy nhiên, để lựa chọn công cụ tốt nhất cho doanh nghiệp, bạn nên cân nhắc một số yếu tố:
4.1. Quy mô dự án
Mỗi dự án sẽ có những yêu cầu đặc thù riêng. Vì vậy, phần mềm quản lý cần có tính năng đáp ứng nhu cầu dự án mà doanh nghiệp quản lý. Dự án nhỏ có thể cần tính năng đơn giản như quản lý nhiệm vụ và giao tiếp, trong khi dự án lớn đòi hỏi các tính năng phức tạp như quản lý tài nguyên, lập kế hoạch chi tiết và theo dõi tiến độ.
4.2. Khả năng mở rộng
Nếu dự án của doanh nghiệp có thể mở rộng, phát triển trong tương lai, hãy chọn công cụ có khả năng đáp ứng linh hoạt yêu cầu tăng trưởng mà không cần thay đổi giải pháp. Nhờ đó, đảm bảo công việc bị gián đoạn.
4.3. Dễ sử dụng
Nên lựa chọn các phần mềm quản lý dự án có giao diện trực quan, dễ thao tác, để các thành viên dễ dàng sử dụng mà không cần quá nhiều thời gian học tập, làm quen. Giao diện đơn giản cũng sẽ giúp giảm bớt trở ngại trong quá trình làm việc.
4.4. Tính bảo mật
Dữ liệu của dự án là những thông tin vô cùng quan trọng cần được bảo mật. Vì vậy, doanh nghiệp hãy chọn công cụ có khả năng bảo mật tốt và có chính sách sao lưu dữ liệu để tránh bị mất và bị đánh cắp thông tin.
4.5. Chi phí và ngân sách
Dựa trên nhu cầu thực tế, doanh nghiệp nên cân nhắc chi phí phần mềm và đảm bảo rằng nó phù hợp với ngân sách của doanh nghiệp. Một số công cụ mất phí đăng ký hàng tháng hoặc hàng năm, trong khi một số khác có bản miễn phí với tính năng giới hạn hoặc phí theo số lượng người dùng.
Lựa chọn phần mềm quản lý dự án phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp triển khai, phối hợp công việc hiệu quả và đảm bảo thành công. Hy vọng rằng thông qua một số phần mềm gợi ý trên, doanh nghiệp của bạn sẽ tìm được cho mình một công cụ phù hợp.
