Xu hướng sử dụng callbot ngày càng phổ biến trên thế giới nói chung và tại Việt Nam nói riêng để chăm sóc khách hàng hoặc chốt đơn tự động. Cùng Vbee tìm hiểu cách sử dụng callbot hiệu quả như thế nào trong bài viết dưới đây nhé.
1. Callbot là gì?
Callbot là một tổng đài viên ảo có khả năng trò chuyện với người gọi trong cuộc gọi điện thoại, để nắm bắt và giải quyết vấn đề của họ một cách tự động. Khái niệm này tuy còn rất mới tại Việt Nam nhưng đã trở thành xu hướng sử dụng trên toàn thế giới. Trợ lý “ảo” bằng giọng nói hay voicebot được các ông lớn trong ngành thương mại điện tử hay công nghệ thông tin sử dụng như Siri của Apple hay Alexa của Amazon,…
2. Cách sử dụng callbot hiệu quả với Vbee AICall
Ở Việt Nam, Vbee AI là đơn vị tiên phong trong việc phát triển các giải pháp xử lý ngôn ngữ Tiếng Việt bằng trí tuệ nhân tạo. Trải qua quá trình nghiên cứu và phát triển, Vbee đã cho ra mắt bộ đôi giải pháp AI Chatbot và AI Callbot. Trong đó, Vbee AICall là một giải pháp hoàn toàn mới và lần đầu được giới thiệu tại thị trường Việt Nam. Bởi lẽ, đứng trước xu hướng lựa chọn cách sử dụng callbot phát triển mạnh mẽ của thế giới, Việt Nam và các doanh nghiệp Việt cũng sẽ không nằm ngoài cuộc đua này.
Với tiềm năng và triển vọng to lớn mà Vbee AICall Cloud đem lại cho các doanh nghiệp Việt, sản phẩm này hứa hẹn mang lại cú huých lớn trong chăm sóc khách hàng, giúp doanh nghiệp giảm tới 50% nhân sự và 35% chi phí vận hành.
Với callbot Vbee AICall Cloud, trợ lý “ảo” này có thể thay thế một nhân viên tổng đài để thực hiện:
- Giải đáp thắc mắc liên quan đến sản phẩm, dịch vụ.
- Tra cứu thông tin cá nhân, thông tin giao dịch, vay/nợ…
- Thông báo các chương trình khuyến mãi, các thay đổi.
- Chăm sóc khách hàng ngày sinh nhật hay những ngày lễ lớn…
- Tiến hành khảo sát để lấy ý kiến khách hàng.
Đi sâu vào nghiên cứu ngôn ngữ tiếng Việt, Vbee hi vọng các giải pháp “Make in Vietnam”, công nghệ Việt dành cho khách hàng Việt, góp phần đắc lực giúp doanh nghiệp hoạt động tại thị trường trong nước đẩy nhanh quá trình chuyển đổi số, nâng cao hiệu suất, tiết kiệm chi phí và tạo ra lợi thế cạnh tranh trong thời đại công nghệ.
3. Lợi ích khi sử dụng callbot trong dịch vụ khách hàng
Ứng dụng callbot trong dịch vụ khách hàng mang đến nhiều lợi thế. Điển hình như:
- Hoạt động 24/7: Không giống như các trung tâm dịch vụ khách hàng có nhân viên trực và có lịch làm việc cố định, callbot luôn sẵn sàng phục vụ khách hàng bất cứ lúc nào, dù là ngày hay đêm. Không cần sự can thiệp của con người, callbot chỉ mất chưa đầy 3 giây để hiểu các yêu cầu của khách hàng và đưa ra câu trả lời chính xác.
- Giảm thời gian chờ đợi: Khách hàng của bạn có thể không phải chờ đợi quá lâu nhờ có sự hỗ trợ của callbot. Ngay cả khi cần có sự can thiệp của con người trong một số trường hợp đối với các vấn đề cụ thể, thì trước tiên, các yêu cầu của khách hàng vẫn được bot sàng lọc để giảm thời gian chờ đợi.
- Quản lý yêu cầu dịch vụ khách hàng tự động trực tiếp: Ưu điểm chính của callbots là khả năng đáp ứng độc lập các yêu cầu của khách hàng. Các nhu cầu hàng ngày có thể được giải quyết hoàn toàn mà không cần thông qua nhân viên chăm sóc khách hàng.
- Giảm chi phí hoạt động: Callbot có thể tăng năng suất công việc lên 59% và giảm chi phí hoạt động cho công ty bạn. Bạn có thể đầu tư ngân sách đó vào các công việc khác để cải thiện nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
- Tùy chỉnh theo nhu cầu: Bạn có thể tùy chỉnh callbot của mình để đảm bảo nó hoàn toàn phù hợp với thương hiệu của bạn và có thể giải quyết cả các yêu cầu hàng ngày cũng như yêu cầu cụ thể từ khách hàng của bạn.
4. Callbot hoạt động như thế nào?
Để thực hiện cuộc trò chuyện lên đến vài phút, callbot kết hợp các công nghệ khác nhau có khả năng thực hiện đa tác vụ phức tạp chỉ trong vài mili giây. Khi người gọi nói, giọng nói của họ sẽ được hệ thống sẽ phát hiện nhờ vào VAD (Phát hiện hoạt động giọng nói). Âm thanh này sau đó được chuyển thành văn bản nhờ công nghệ STT (speech to text).
Sau đó, AI sẽ xác định yêu cầu của khách hàng và đưa ra câu trả lời phù hợp nhất theo kịch bản lập trình sẵn. câu trả lời sẽ được chuyển thành ngược lại thành giọng nói nhờ vào công nghệ TTS (Text to Spech). Các giọng nói này đã được phát triển có ngữ điệu giống như con người. Điều này khiến cho khách hàng không thể nhận ra được mình đang nói chuyện với tổng đài viên ảo. Nếu chỉ nghe qua, khách hàng có thể sẽ không hình dung được người đang nói chuyện với mình là một tổng đài viên ảo.
Đọc thêm: Cách tạo kịch bản IVR giúp nâng cao trải nghiệm khách hàng
5. Xu hướng sử dụng callbot hiện nay
Xu hướng sử dụng Callbot hiện nay đang ngày càng phát triển mạnh nhờ nhu cầu tự động hóa chăm sóc khách hàng và tối ưu chi phí vận hành của doanh nghiệp. Thay vì phụ thuộc hoàn toàn vào nhân sự tổng đài, nhiều doanh nghiệp đã ứng dụng Callbot AI để thực hiện các tác vụ như gọi xác nhận đơn hàng, nhắc lịch hẹn, khảo sát khách hàng, tư vấn dịch vụ hay chăm sóc khách hàng 24/7.
Với sự phát triển của công nghệ AI Voice và nhận diện giọng nói, Callbot hiện nay không chỉ đọc theo kịch bản cứng mà còn có thể tương tác tự nhiên, phản hồi linh hoạt và mang lại trải nghiệm gần giống người thật. Đây được xem là xu hướng quan trọng trong chuyển đổi số, đặc biệt trong các lĩnh vực như bán lẻ, tài chính, giáo dục, y tế và thương mại điện tử.
6. Ứng dụng thực tế callbot trong doanh nghiệp
Với nhiều tính năng vượt trội, callbot đang ngày càng được ứng dụng rộng rãi trong doanh nghiệp, đảm nhận các nhiệm vụ như:
Sử dụng callbot trong dịch vụ khách hàng
Đây là cách sử dụng callbot phổ biến nhất. Dịch vụ khách hàng tự động được hỗ trợ bởi AI cung cấp các giải pháp hiệu quả ngay từ lần tương tác đầu tiên. Vì callbot dễ dàng thực hiện các công việc lặp đi lặp lại nên sẽ trả lời các câu hỏi thường gặp của khách hàng trong nháy mắt. Hơn nữa, Callbots có thể trả lời một số lượng lớn các câu hỏi với câu trả lời tương tự, ngay cả khi các câu hỏi được diễn đạt khác nhau. Callbot thông minh cũng hiểu được ngôn ngữ và ngôn ngữ tự nhiên.
Tất nhiên, điều này sẽ tiết kiệm thời gian và tiền bạc. Trợ lý giọng nói ảo này sẽ chuyển cuộc gọi đến nhân viên hỗ trợ nếu cần thiết. Trong khi chờ đợi, nó sẽ xử lý các yêu cầu đơn giản và giúp nhân viên chăm sóc khách hàng sẵn sàng xử lý các nhiệm vụ phức tạp.
Bán hàng và marketing
Callbots là công cụ cực kỳ hữu ích để bổ sung cho các chiến lược tiếp thị và tăng doanh số bán hàng. Một mặt, chúng tạo điều kiện thuận lợi cho việc thu hút khách hàng tiềm năng bằng cách thu hút truy cập. Với mỗi lần tương tác, callbot sẽ thu thập thông tin về sở thích và kênh liên hệ của họ. Sau đó, các doanh nghiệp có thể sử dụng dữ liệu này để xác định các thị trường và cơ hội mới.
Mặt khác, bạn cũng có thể sử dụng chúng để bán thêm và bán kèm. Bằng cách cung cấp cho khách hàng một sản phẩm tương tự hoặc bổ sung cho sản phẩm họ quan tâm để khuyến khích mua hàng nhiều hơn hoặc với số lượng lớn hơn.
Quản lý thông tin giao dịch
Callbots cũng có thể được tích hợp vào CRM của bạn để hỗ trợ việc quản lý dữ liệu. Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý khách hàng và cho phép bạn cung cấp dịch vụ được cá nhân hóa theo nhu cầu của họ. Tính năng này lý tưởng để hoàn tiền cho khách hàng hoặc cung cấp thông tin cập nhật về đơn đặt hàng của họ.
7. Một số câu hỏi thường gặp về cách sử dụng callbot
Callbot có thể dùng để làm gì?
Callbot có thể dùng để xác nhận đơn hàng, nhắc lịch hẹn, nhắc thanh toán, khảo sát khách hàng, tư vấn dịch vụ hoặc thông báo chương trình khuyến mãi.
Doanh nghiệp nào nên sử dụng Callbot?
Callbot phù hợp với các doanh nghiệp có nhu cầu gọi điện số lượng lớn như bán lẻ, tài chính, giáo dục, y tế, bất động sản, bảo hiểm và thương mại điện tử.
Làm sao để Callbot nói tự nhiên hơn?
Doanh nghiệp nên chọn giọng AI phù hợp, viết kịch bản ngắn gọn, thêm ngắt nghỉ hợp lý và sử dụng cách diễn đạt thân thiện, gần với hội thoại thật.
Callbot có thay thế hoàn toàn nhân viên tổng đài không?
Không hoàn toàn. Callbot phù hợp để xử lý các cuộc gọi lặp lại, còn nhân viên thật vẫn cần phụ trách các tình huống phức tạp hoặc cần tư vấn chuyên sâu.
Khi triển khai Callbot cần chuẩn bị gì?
Cần chuẩn bị danh sách khách hàng, mục tiêu cuộc gọi, kịch bản hội thoại, giọng đọc phù hợp và hệ thống đo lường kết quả sau mỗi chiến dịch.
Trên đây là những chia sẻ về cách sử dụng callbot. Hy vọng những chia sẻ này sẽ giúp bạn tìm ra giải pháp hữu hiệu để nâng cao hiệu quả công việc.
