Google Calendar là một công cụ quản lý thời gian mạnh mẽ giúp bạn sắp xếp công việc, lên lịch hẹn, theo dõi sự kiện một cách dễ dàng. Hãy cùng tìm hiểu thêm về bí quyết sử dụng công cụ Google Calendar sao cho hiệu quả nhất qua bài viết sau đây!
1. Google Calendar là gì?
Google Calendar là một ứng dụng lịch trực tuyến miễn phí của Google, giúp bạn tổ chức, theo dõi và quản lý lịch trình công việc, sự kiện hằng ngày. Ứng dụng này đồng bộ hóa trên nhiều thiết bị như điện thoại, máy tính bảng và máy tính cá nhân, đảm bảo bạn luôn cập nhật lịch trình mọi lúc, mọi nơi.
2. Các tính năng nổi bật của Google Calendar
2.1 Tạo sự kiện dễ dàng
Bạn có thể dễ dàng tạo sự kiện theo mong muốn theo ngày, giờ bắt đầu và kết thúc, thêm đối tượng tham gia, địa điểm tổ chức hoặc ghi chú cần thiết.
2.2 Quản lý sự kiện và công việc khoa học
Google Calendar cho phép người dùng theo dõi đồng thời các sự kiện và công việc trong ngày, giúp bạn có cái nhìn tổng quan rõ ràng và hiệu quả về lịch trình.
2.3 Giao diện thân thiện và trực quan
Ứng dụng sở hữu giao diện thân thiện, đơn giản và trực quan, cho phép bạn tạo và thiết lập lịch cũng như sự kiện một cách dễ dàng và nhanh chóng. Các khung thời gian đều được hiển thị chi tiết theo từng ngày và tháng, đồng thời cung cấp thông tin đầy đủ về các sự kiện diễn ra trong tháng.
2.4 Chế độ xem linh hoạt
Bạn có thể nhanh chóng chuyển đổi giữa các chế độ xem theo ngày, tuần hoặc tháng, giúp dễ dàng quản lý lịch trình và các sự kiện quan trọng.
2.5 Tự động đồng bộ các sự kiện với Gmail
Google Calendar tự động cập nhật và đồng bộ các sự kiện từ Gmail, như lịch hẹn, vé máy bay, hay đặt phòng khách sạn, giúp bạn không bỏ lỡ các hoạt động quan trọng.
2.6 Cài đặt nhắc nhở và đếm ngược sự kiện
Khi sử dụng ứng dụng Google Calendar, bạn có thể dễ dàng thiết lập lời nhắc nhở và đếm ngược cho các sự kiện sắp tới bằng cách thêm thông tin chi tiết như tên sự kiện, nội dung lời nhắc, thời gian nhắc nhở và tùy chọn lặp lại lời nhắc nếu cần thiết.
2.7 Phân biệt sự kiện bằng màu sắc
Một trong những tính năng tuyệt vời của Google Calendar là cho phép tùy chỉnh màu sắc riêng cho từng loại sự kiện hoặc công việc, giúp bạn nhanh chóng nhận biết và quản lý lịch trình một cách trực quan.
2.8 Lựa chọn mục tiêu cá nhân
Google Calendar cung cấp hơn 5 loại mục tiêu như: tập thể dục, phát triển kỹ năng cá nhân, thời gian dành cho gia đình và bạn bè, hỗ trợ bạn cân bằng cuộc sống và công việc hiệu quả.
3. Hướng dẫn thêm lịch âm vào Google Calendar cực đơn giản
Để thêm lịch âm vào Google Calendar một cách dễ dàng, bạn nên thao tác trực tiếp trên máy tính theo các bước sau:
Bước 1: Trước tiên, bạn chỉ cần truy cập vào liên kết sau TẠI ĐÂY. Sau khi đó, đăng nhập vào Google Calendar bằng tài khoản Gmail mà bạn đang sử dụng (Nếu chưa đăng nhập -> Lựa chọn “Thêm”).
Bước 2: Lịch âm sau khi thêm sẽ được hiển thị như hình dưới đây.
4. Bí quyết sử dụng Google Calendar hiệu quả
4.1 Sử dụng My calendar
Khi bắt đầu sử dụng Google Calendar, bạn sẽ được cung cấp “My calendars” (Lịch của tôi) để bắt đầu sắp xếp các hoạt động hàng ngày. Để tạo một lịch mới, hãy nhấp vào dấu “+” bên cạnh “My calendars”, chọn “Create new Calendar”, đặt tên, thêm ghi chú, thời gian và đổi màu để nổi bật sự kiện quan trọng.
4.2 Lên lịch các cuộc họp nhóm
Nếu bạn bận rộn và khó tìm thời gian cho các cuộc họp nhóm, hãy tận dụng tính năng “Gợi ý thời gian” và Tìm thời gian”. Thêm người khác vào sự kiện, sau đó nhấp vào “Tìm thời gian” để Google tìm thời gian rảnh trùng hợp. Ngoài ra, tính năng này cho phép bạn xem lịch của mọi người cạnh nhau để sắp xếp cuộc họp phù hợp.
4.3 Ẩn chi tiết sự kiện
Để ẩn chi tiết sự kiện, hãy nhấp vào sự kiện trên lịch, chọn biểu tượng bút chì để chỉnh sửa và chuyển sang chế độ “Riêng tư” để mọi người chỉ thấy trạng thái “Bận”.
4.4 Tích hợp với Google Hangout
Tích hợp Google Hangout vào sự kiện bằng cách nhấp vào “Add conferencing”, giúp bạn dễ dàng gặp gỡ bạn bè thông qua cuộc gọi miễn phí.
4.5 Thêm tệp đính kèm
Để gửi tài liệu cho nhóm, nhấp vào biểu tượng bút chì từ sự kiện, chọn biểu tượng kẹp giấy và đính kèm tệp từ Google Drive hoặc máy tính.
4.6 Thiết lập đồng hồ thế giới
Cài đặt múi giờ trên khắp thế giới bằng cách chọn hộp màu xanh đầu tiên trong phần “Đồng hồ thế giới”, giúp bạn sắp xếp các cuộc họp quốc tế dễ dàng.
4.7 Cài đặt giờ làm việc
Tính năng này theo dõi giờ làm việc và nhắc nhở nhóm không thêm bạn vào cuộc họp khi bạn bận. Để bật, hãy vào phần cài đặt, chọn “Cài đặt giờ làm việc” và thiết lập thời gian làm việc hàng ngày.
4.8 Gửi Email từ Google Calendar
Gửi email trực tiếp từ Google Calendar bằng cách nhấp vào biểu tượng phong bì trên sự kiện, nhập tin nhắn, địa chỉ và chủ đề, sau đó gửi mà không cần truy cập hộp thư.
4.9 Thêm địa điểm họp
Tích hợp Google Map để thông báo địa điểm họp bằng cách nhập địa chỉ vào hộp “Where” trong sự kiện.
4.10 Sử dụng thông báo trên máy tính để bàn
Cài đặt thông báo sự kiện trước 10 phút trên máy tính để bàn bằng cách vào “Cài đặt”, chọn “Cài đặt thông báo” và chọn “Thông báo trên màn hình” để nhận thông báo nhẹ nhàng.
4.11 Thay đổi thời gian thông báo sự kiện
Cài đặt thời gian thông báo sự kiện bằng cách chỉnh sửa cài đặt trong chi tiết sự kiện, tìm biểu tượng quả chuông để điều chỉnh thời gian thông báo.
Google Calendar không chỉ là một công cụ lịch thông thường mà còn là trợ lý đắc lực giúp bạn tổ chức và tối ưu hóa thời gian một cách thông minh. Hãy tận dụng tối đa Google Calendar để nâng cao năng suất và quản lý thời gian hiệu quả hơn ngay hôm nay!
