Tổng đài ảo là thuật ngữ chắc hẳn không còn quá xa lạ trong thời đại 4.0 với các nên tảng công nghệ phát triển như AI, VoIP, IoT, Big Data,… đã góp phần thúc đẩy sự phát triển trong lĩnh vực voice nói chung cũng như chăm sóc khách hàng nói riêng. Giúp giảm thiểu chi phí triển khai cũng như chi phí thoại hơn 80% và giảm tối đa thời gian chăm sóc. Vậy tổng đài ảo có những công dụng hay lợi ích gì? Cùng tìm hiểu ngay qua bài viết dưới đây nhé

Tổng đài ảo là gì?

Tổng đài ảo là dịch vụ nghe – thoại sử dụng công nghệ VoIP tiên tiến, trên nền tảng điện toán đám mây. Với mục đích nâng cao chất lượng chăm sóc khách hàng kết nối cuộc gọi và giảm chi phí thoại xuống mức thấp nhất. Từ đó, kết hợp với cộng cụ quản lý khách hàng (CRM) để nâng cao chất lượng chăm sóc cũng như tối ưu và chốt sale dễ dàng hơn qua các cuộc gọi.

Đặc biệt hơn đó là tổng đài Cloud được sử dụng trên nền tảng đám mây, vì vậy nên việc lắp đặt cũng tương đối đơn giản vì đầu kết nối là IP (địa chỉ mạng) nên chỉ cần có Internet và các thiết bị như điện thoại IP Phone, laptop hoặc máy tính, điện thoai Smartphone,… và chỉ cần có internet là đã có thể truy cập được vào tổng đài mọi lúc mọi nơi rồi.

Lợi ích khi sử dụng tổng đài Cloud

Tiết kiệm thời gian

Bởi đã có sẵn CRM quản lý khách hàng nên mọi cuộc gọi đều được được qua CRM để lưu trữ thông tin, quản lý và phân bổ tới bộ phận sale một cách nhanh chóng.
Xử lý cuộc gọi nhanh chóng, tiện lợi, chính xác và chuyển tiếp thông minh tới nhân viên mà khách hàng cần làm việc (không cần phải qua tổng đài chăm sóc)

Giảm thiểu chi phí vận hành

Không phải tốn chi phí lắp đặt hay đầu tư cơ sở hạ tầng viễn thông, cũng không cần đi dây rườm rà mà chỉ cần sử dụng máy tính hoặc smartphone là đã có thể sử dụng được phần mềm rồi
Gọi nội bộ miễn phí ở tất cả chi nhánh trên toàn quốc
Cước phí gọi quốc tế thấp hơn
Tất cả cuộc gọi ra hoàn toàn nội mạng (tiết kiệm chi phí cước gọi tối đa)
Có thể giảm thiểu tối đa nhân sự vì hệ thống hoàn toàn tự động, có thể gọi ra cho hàng ngàn khách hàng cùng lúc trong khoảng thời gian ngắn nhất.
Không tốn chi phí bảo trì, bảo dưỡng thiết bị

Không bị bỏ lỡ cuộc gọi của khách hàng

Với tổng đài truyền thống thì các cuộc gọi cùng lúc sẽ bị giới hạn. Vì vậy nên sẽ thường xảy ra tình trạng máy bận hay nghẽn đường truyền. Tuy nhiên, với tổng đài ảo, số lượng cuộc gọi vào cùng lúc sẽ không bị giới hạn, doanh nghiệp sẽ không bỏ lỡ bất cứ cuộc gọi nào đến từ khách hàng nữa.
Trực tổng đài mọi lúc mọi nơi với nhiều thiết bị như (IP Phone, Smartphone, PC, Laptop) và chỉ cần sử dụng internet là đã có thể truy cập nghe gọi trên ứng dụng rồi.
Chuyển tiếp cuộc gọi tới số điện thoại cá nhân một cách tiện lợi khi đường truyền mạng của bạn yếu hay bạn không thể online.
Dễ dàng quản lý đội ngũ telesales, báo cáo, thống kê những lượt tương tác gọi ra vào và nghe lại ghi âm cuộc gọi với mục đích nâng cao chất lượng dịch vụ.
Hệ thống tổng đài mở nên có thể dễ dàng tích hợp thêm những tính năng khác vô cùng nhanh chóng và đơn giản. Có thể dễ dàng chuyển dời hệ thống bất cứ đâu mà không tốn phí, giảm thiểu những vấn đề gây gián đoạn hệ thống tổng đài khi có cuộc gọi tới như mất điện hay đứt dây điện thoại.

➤➤➤ Xem thêm: Phát thanh viên ảo trong đời sống hiện nay

Những tính năng nổi bật của tổng đài ảo

Với công nghệ nổi trội cũng như đang mang tới rất nhiều lợi ích thì tổng đài ảo có những tính năng tiên tiến mang tính đột phá cho doanh nghiệp như:

Trả lời tự động

Khi bạn gọi tới doanh nghiệp thường sẽ nghe những câu như: “Chào mừng quý khách đã gọi tới công ty… Nhấn phím 1 để…, phím 2 để….” Đúng không nào? Tuỳ vào phím tắt của khách hàng mà hệ thống sẽ chuyển hướng cuộc gọi theo yêu cầu mong muốn của khách

Với tính năng này thì doanh nghiệp có thể tạo sẵn bất cứ kịch bản nào (chuyển trực tiếp đến máy nhánh liên quan, giải đáp thắc mắc hay gặp tổng đài viên,…) Nhờ đó mà quá trình chăm sóc khách hàng của doanh nghiệp cũng trở lên chuyên nghiệp và chủ đông hơn bao giờ hết.

Nhạc chờ doanh nghiệp

Với tính năng gọi tự động (AutoCall), doanh nghiệp có thể tải danh sách số điện thoại bất kỳ nào lên hệ thống, sau đó cài đặt một lịch hẹn với một đoạn ghi âm đã được tạo sẵn (doanh nghiệp có thể cho robot đọc hoặc thuê MC ghi âm sao cho chuyên nghiệp).

Tổng đài sẽ tự động gọi điẹn tới các số thuê bao có trong danh sách để phát đi đoạn gi âm đó, giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm thời gian xác nhận đơn hàng, xác nhận lịch hẹn cũng như duy trì mối quan hệ với khách hàng hoặc chăm sóc, xin ý kiến khách hàng, hay quảng cáo chủ động,…

Mở rộng máy nhánh

Khi hoạt động kinh doanh phát triển thì doanh nghiệp có xu hướng mở thêm nhiều chi nhánh khác nhau tại các vùng miền, tới khi đó việc mở rộng thêm số lượng máy nhánh sẽ dễ dàng, đơn giản với chi phí thấp hơn vì đã có hệ thống hỗ trợ việc này rồi.

Chuyển hướng cuộc gọi vào số di động

Chuyển tiếp các cuộc gọi qua điện thoại cá nhân của nhân viên, nếu toàn bộ máy nhánh không online thì có thể dễ dàng nghe gọi qua điện thoại cá nhân thông thường mà không phải bỏ lỡ cuộc gọi. Đối với những trường hợp không có wifi, 3g hay 4g thì có thể chuyển tiếp cuộc gọi qua di động.

➤➤➤ Xem thêm: Voicebot là gì? 4 ứng dụng của Voicebot trong tổng đài

Quản lý khách hàng

Việc lưu trữ thông tin khách hàng, cuộc gọi hay tru xuất thông tin của khách hàng gọi đến, hiển thị pop up thông tin của khách hàng, ghi chú, số lần tương tác và giúp cho việc giao tiếp với khách hàng trở lên thuận tiện hơn, từ đó tối đa tỉ lệ chốt sale.

Phễu chăm sóc khách hàng

Bộ phễu khách hàng xếp theo thứ tự ưu tiên để dễ dàng chăm sóc, từ đó dễ dàng đưa ra những ưu đãi phù hợp cho khách hàng theo kịch bản phễu, ví dụ: khách hàng chưa ký hợp đồng, khách hàng đã ký hợp đồng và khách hàng đã giới thiệu,…

Điều hướng cuộc gọi thông minh

Tự động điều hướng cuộc gọi tới sale gần nhất, phân phối cuộc gọi tới mỗi bộ phận chuyên môn, tiếp nhận và xử lý thông tin, chia máy nhánh và cho phép khách hàng bấm phím để gặp trực tiếp.

Ghi âm cuộc gọi

Mọi cuộc gọi đi hoặc nghe của toàn bộ nhân viên đều được ghi âm lại và báo cáo giúp nâng cao chất lượng dịch vụ, chất lượng chăm sóc của nhân viên và khả năng thấu hiểu khách hàng

➤➤➤ Xem thêm: Trợ lý ảo là gì? Cách tạo ra một trợ lý ảo ai nhanh chóng?

Đảo số cuộc gọi ra

Doanh nghiệp có nhiều đầu số tổng đài khác nhau của nhiều nhà mạng và hệ thống sẽ tự động đổi số đầu số gọi ra để cùng nhà mạng với số thuê bao mà doanh nghiệp muốn gọi. Từ đó mọi cuộc gọi đều là nội mạng, tiết kiệm rất nhiều chi phí cước thoại.

Nghe gọi trên nhiều thiết bị

Nghe gọi dễ dàng trên cả PC lẫn laptop mà không cần sử dụng điện thoại bàn, hỗ trợ tốt trên các hệ điều hành như IOS hay Android. Chỉ cần có 3G/4G hoặc wifi là đã có thể sử dụng được với chất lượng cực kỳ ổn định.

Chăm sóc tự động bằng tin nhắn

Gửi tin nhắn SMS tới cho khách hàng vào những dịp kỷ niệm (sinh nhật, 1 năm sử dụng hay voucher…) để chăm sóc khách hàng, giúp tối ưu dòng đời khách hàng cũng như gia tăng doanh thu và quan hệ với khách hàng, ví dụ: Khách hàng thanh toán dịch vụ thì sẽ có SMS để cảm ơn hoặc tặng voucher khuyến mãi thêm,…

Kết nối mạng xã hội

Kết nối với trang Messenger của Facebook để có thể chăm sóc khách hàng trên hệ thống mà không cần phải vào đăng nhập, tổng hợp các nguồn khách hàng vào CRM để dễ dàng quản lý và phân chia khách hàng cho Sale.

Quản lý nhân viên

Có thể dễ dàng truy xuất báo cáo để kiểm tra hiệu suất làm việc của nhân viên, đánh giá lại chất lượng dịch vụ chăm sóc của nhân viên bằng cách nghe lại các file ghi âm cuộc gọi, dễ dàng quản lý khách hàng, quản lý nhân viên cũng như giao việc cho sale hoặc telesale hoàn thành.

Báo cáo theo thời gian thực

Mọi cuộc gọi đều được lưu trữ và báo cáo thời gian thực, giúp kiểm soát chặt chẽ hơn, dễ dàng báo cáo chi phí hàng tháng, đối soát hoặc xuất hóa đơn, quản lý sale và telesale một cách thông minh và vô cùng tiện lợi.

Gọi nội bộ miễn phí

Các phòng ban hoặc các chi nhánh trên toàn quốc có thể gọi nhau hoàn toàn miễn phí, giúp dễ dàng trao đổi thông tin nội bộ, hệ thống bảo mật cao, dùng chung trên nền tảng đám mây nên mọi thông tin sẽ được chia sẻ với nhau trên hệ thống.

Trên đây là những chia sẻ của VBee về tổng đài ảo, công dụng, lợi ích khi sử dụng tổng đài ảo cho doanh nghiệp. Hy vọng những chia sẻ trên sẽ cung cấp nhiều thông tin có ích dành cho bạn. Đừng quên theo dõi Website Vbee.vn để biết thêm nhiều thông tin hữu ích hơn nữa nhé.