Mục lục

Tổng đài Call Center đã và đang trở thành công cụ đắc lực của nhiều doanh nghiệp chăm sóc khách hàng và bán hàng qua điện thoại. Vậy Call Center là gì và nó mang lại lợi ích gì cho doanh nghiệp. Cùng Vbee AIVoice tìm hiểu ngay trong bài viết sau đây nhé.

Tổng đài Call Center là gì?

Tổng đài Call Center là hệ thống chăm sóc khách hàng qua điện thoại. Với hình thức tổng đài này, các nhân viên sẽ tiếp nhận cuộc gọi đến hoặc thực hiện gọi đi cho khách hàng với nhiều mục đích khác nhau. Ví dụ như tư vấn, cung cấp các thông tin liên quan đến sản phẩm, dịch vụ, hỗ trợ giải đáp các vấn đề thắc mắc của khách hàng hay tiến hành các khảo sát…

Các mô hình của tổng đài Call Center

Tổng đài Call Center hiện nay hoạt động theo 4 mô hình chính, đó là:

In-house – tổng đài nội bộ: Mô hình tổng đài thường được sử dụng trong nội bộ doanh nghiệp.
Outsourced – tổng đài thuê ngoài: Đây là mô hình doanh nghiệp sẽ thuê một công ty dịch vụ khác để thực hiện các cuộc gọi nhằm tiết kiệm chi phí đào tạo, chi phí nhân lực…
Offshore – tổng đài của nước ngoài: Mô hình tổng đài phù hợp với doanh nghiệp có khách hàng là người nước ngoài, giúp khắc phục được hạn chế về mặt ngôn ngữ để tăng mức độ hài lòng đối của khách hàng.
Virtual – tổng đài ảo: Mô hình công nghệ hoạt động dựa trên công nghệ Cloud, tạo ra hàng ngàn tổng đài viên ảo có thể hoạt động liên tục mà không bị ảnh hưởng bởi thời gian, địa điểm hay những yếu tố tác động bên ngoài.

Các tính năng nổi bật của tổng đài Call Center

Một tổng đài Call Center sẽ có các tính năng như:

IVR: tự động trả lời khi có cuộc gọi đến, đưa ra các lựa chọn hướng dẫn để điều hướng cuộc gọi theo yêu cầu của khách hàng.
ACD: phân bổ cuộc gọi đến từng nhân viên.
Auto Call: tính năng thực hiện các cuộc gọi tự động dựa trên danh sách khách hàng đã được thiết lập sẵn.
CRM: lưu trữ, tra cứu các thông tin liên quan đến khách hàng, các giao dịch hay lịch sử cuộc gọi. Tổng đài Call Center thường sẽ được tích hợp với CRM để quản lý các giao dịch khách hàng.
Report: báo cáo các hoạt động của Call Center, giúp doanh nghiệp có thể nắm rõ thực trạng và đưa ra các điều chỉnh kịp thời nếu cần thiết.

Xem thêm: Cách tạo kịch bản IVR giúp nâng cao trải nghiệm khách hàng

Tại sao doanh nghiệp nên sử dụng tổng đài Call Center?

Tổng đài Call Center được xem là công cụ hỗ trợ đắc lực cho hoạt động chăm sóc khách hàng, bán hàng và giao tiếp nội bộ của doanh nghiệp. Bởi:

Hỗ trợ giải quyết kịp thời các vấn đề của khách hàng

Tổng đài Call Center tiếp nhận cuộc gọi từ khách hàng một cách tự động. Nhờ đó, các vấn đề băn khoăn, thắc mắc của khách hàng sẽ được nhanh chóng giải quyết, tránh cho khách hàng phải chờ đợi quá lâu.

Dễ dàng kết nối nội bộ

Các bộ phận trong doanh nghiệp thường sẽ được kết nối chung một hệ thống. Điều này giúp cho việc liên lạc giữa các bộ phận hay hỗ trợ khách hàng gặp được đúng bộ phận hỗ trợ nhanh chóng và dễ dàng hơn.

Theo dõi hiệu suất làm việc của nhân viên

Ở tổng đài Call Center, tất cả cuộc gọi sẽ được lưu giữ đầy đủ cả về thông tin cuộc gọi và file ghi âm. Dựa trên những thông tin này, doanh nghiệp có thể theo dõi và đánh giá được hiệu suất làm việc của từng nhân viên.

Tăng tính chuyên nghiệp

Với khả năng hỗ trợ khách hàng nhanh chóng, kịp thời khi sử dụng tổng đài Call Center, doanh nghiệp có thể nâng cao sự hài lòng và sự tin tưởng từ phía khách hàng. Không chỉ thể hiện tính chuyên nghiệp, điều này còn giúp giữ chân khách hàng hiệu quả.

Tăng doanh thu

Việc sử dụng tổng đài Call Center vừa giúp doanh nghiệp nâng cao trải nghiệm khách hàng, vừa giúp tiết kiệm chi phí vận hành một cách tối đa. Từ đó, góp phần tăng doanh thu đáng kể.

Vbee AICall Cloud – giải pháp tổng đài Call Center tối ưu cho doanh nghiệp

Vbee AICall Cloud là giải pháp tổng đài Call Center có thể nói chuyện và tương tác với khách hàng bằng giọng nói 2 chiều dựa trên nền tảng công nghệ trí tuệ nhân tạo. Là công cụ hỗ trợ doanh nghiệp hiệu quả trong việc:

Bán hàng: thay thế con người giải quyết một số công việc và vấn đề lặp đi lặp lại hàng ngày một cách nhanh chóng.
Trải nghiệm khách hàng: có thể lắng nghe, nói chuyện với khách hàng và tương tác bằng giọng nói 2 chiều tự nhiên như người thật dựa trên kịch bản đã được thiết lập sẵn.
Hỗ trợ tổng đài viên: giảm những cuộc gọi tư vấn rườm rà và hỗ trợ khách hàng nhanh chóng.

Lựa chọn Vbee AICall Cloud có thể được xem là cuộc cách mạng hóa trong chăm sóc khách hàng của doanh nghiệp. Bởi hệ thống tổng đài này được tích hợp nhiều tính năng thông minh, vô cùng hữu ích như:

Ứng dụng công nghệ Text To Speech, Speech to Text để tương tác với khách hàng bằng giọng nói ảo.
Có khả năng hiểu chính xác nhu cầu của khách hàng và đưa ra các câu trả lời phù hợp ngay lập tức.
Dễ dàng tích hợp vào các hệ thống tổng đài có sẵn của doanh nghiệp hay triển khai cùng các dịch vụ tổng đài khác.
Cung cấp hệ thống phím bấm đa lớp để tăng tương tác với khách hàng.
Chuyển tiếp cuộc gọi tự động đến tổng đài viên khi khách hàng yêu cầu cũng như phải xử lý vấn đề phức tạp.
Theo dõi và cung cấp báo cáo chi tiết về các cuộc gọi.

Vbee AICall Cloud cho phép doanh nghiệp thiết lập và sử dụng tổng đài một cách đơn giản, dễ dàng mà không cần phải đầu tư hạ tầng, thiết bị chuyên dụng. Đặc biệt mọi quy trình được tự động hóa, không cần đến sự trợ giúp của con người. Nhờ đó giúp giảm thiểu tối đa chi phí và tăng doanh thu hiệu quả.

Trên đây là những thông tin tổng hợp về tổng đài Call Center . Hy vọng, qua những chia sẻ này, bạn sẽ thấy được những lợi thế ưu việt khi sử dụng Call Center cũng như lựa chọn được hệ thống tổng đài phù hợp.

Nguồn tham khảo:

StringeeX (06/12/2023), Call Center là gì? 05 điều cần biết trước khi triển khai Call Center, [online] stringeex.com. Có tại: https://stringeex.com/vi/blog/post/call-center-la-gi-cach-trien-khai
Worldfone (06/12/2023), Tổng đài Call Center là gì? Những điều cần biết về Call Center, [online] worldfone.vn. Có tại: https://worldfone.vn/bai-viet/tong-dai-call-center-la-gi-nhung-dieu-can-biet-ve-call-center

Xem thêm:

AI Voices

Lợi ích không tưởng của tổng đài Call Center cho doanh nghiệp